公司使用拨出电话来满足多种需求：寻找客户、留住客户、组织售后跟进、开展满意度调查，甚至进行预约。这些电话由销售人员或客户服务代理进行，可能会对组织的整体绩效及其品牌形象产生重大影响。
然而，外拨活动的成功首先取决于准备和规划的质量以及相关策略的制定。该怎么办呢？以下是要遵循的步骤列表。
1. 为每个外出活动定义具体目标
您的号召活动必须满足具体目标，并与公司的需求保持一致。这对于设定路线并准确了解要实 加拿大传真号码列表 现的目标至关重要，而且还能够建立相关的绩效指标，以便严格评估所获得的结果（参见第 6 点）。因此，外拨电话活动的目的可以是：
获取新客户；
获得任命；
进行直接销售；
留住现有客户；
开展调查；
开展满意度调查；
安排约会。
这些目标非常“聪明”：具体、可衡量、可实现、现实且有时限。例如，Smart 的目标不是“增加收入”，而是“本月实现 100 笔销售”。
2. 仔细定位呼叫接收者
冷勘探是一种概率游戏，对公司不利。相反，如果通话名单由合格的潜在客户（那些表现出真正潜力的人）组成，您的销售人员更有可能取得成果。这意味着建立精确且相关的联系人目标：您必须具体知道要给谁打电话以及为什么。为此，您可以...
收集尽可能多的有关潜在客户的信息：从与现有客户相关的数据（来自 CRM）或从代理和客户服务报告的数据中。这将使您能够建立典型的个人资料（人物角色），以便进行适当的演讲。
根据各种标准（无论是地理、人口统计、行为还是专业）细分目标（例如，您在 B2B 中感兴趣的活动领域）。这个想法是根据每个细分市场的需求和问题来个性化论证。
更好地了解您打算联系的人，尤其是在业务方面：谁负责该部门？该结构内有哪些决策流程？您应该首先联系谁？ ETC。
3. 设计一个脚本来引导调用者
设置通话脚本有助于为销售人员和代理提供电话交谈过程中需要遵循的指南，特别是在推销电话的情况下，这种情况的特点是转化率较低（根据Cognism 的数据，平均为 2% ）。它不是一本需要从头到尾阅读的简单文本，而是一本实用指南，让来电者能够记住重要信息、知道如何反弹、避免障碍……并让整个团队能够进行完美连贯的演讲。
以下是调用脚本的形式：
旨在吸引注意力的挂钩，其中简要介绍了呼叫者并明确说明了呼叫的目的。在这里，知道对话者的名字就立即建立了信任纽带。
开放式问题，其目的是鼓励对话者发言并提供信息（这将有助于调整演讲内容）。
强有力且相关的论据，适合每个人的要求。
运营商可能面临的反对意见。据HubSpot称，克服异议可以将转化率提高 64%。
结束通话的号召性用语：收集联系方式、发送信息内容、预约等。
4. 培训呼叫者处理此类沟通
外呼活动的成功很大程度上取决于呼叫者进行交流、提供相关论据、管理异议和提供令人放心的答复的能力。然而，这不能是临时凑合的：培训您的代理商非常重要，不仅要让他们熟悉要销售的产品或服务，还要向他们灌输基本的关系和商业技巧、良好实践以及成功对话的关键。做到这一点的一个好方法是组织模拟呼叫，在此期间呼叫者会面临各种、越来越复杂的场景。这使得能够实时识别他们的缺点并纠正情况。
5. 设置正确的工具来跟踪通话
活动本身必须得到严格的监控流程的支持，目的是评估绩效并最终调整后续活动的策略。这尤其涉及监控公司拨出电话和分析对话的工具的实施：
用于 监控和分析通话的呼叫管理软件；
通话录音和转录解决方案，使代理有机会浏览其通信的文本版本并找到所需的信息；
以及业务应用程序，例如用于集中信息的 CRM。
6. 确定要跟踪的正确绩效指标
最后，良好的准备需要提前确定活动结束后将使用的绩效指标，以评估结果。适合外拨的 KPI 包括：
拨打电话的次数；
平均通话时长；
放弃率（呼叫在完成之前中断）；
触发因素和反对意见。
请注意，相关指标可能会根据您的活动目标和活动部门的具体情况而发生变化。