И-мэйл бичихэд анхаарах зүйлс
Энгийн ч гэлээ мэргэжлийн хэллэг хэрэглэх нь маш чухал. Энэ нь таныг соёлтой, боловсролтой харагдуулдаг. Мөн и-мэйлийг богино, товч байлгах нь уншихад хялбар болгоно. Хэтэрхий урт и-мэйл хэн ч уншихыг хүсдэггүй.
И-мэйлийн бүтэц
И-мэйл бол бизнесийн харилцааны чухал хэрэгсэл юм. Үр дүнтэй и-мэйл бичих нь таныг мэргэжлийн, найдвартай харагдуулна. Энэ нь таны карьераа өсгөхөд тусалдаг.
Тодорхой, товч байх
Сэдвийн мөр нь маш чухал үүрэгтэй. Энэ нь хүлээн авагчийн телемаркетингийн өгөгдөл анхаарлыг татна. Мөн тэр хүнийг и-мэйлээ нээхэд нөлөөлнө. Сэдвийн мөр нь юуны тухай болохыг илэрхийлсэн байх ёстой. Ингэснээр хүлээн авагч агуулгыг хурдан ойлгоно. Жишээлбэл, "Уулзалтын тухай" гэх мэт тодорхой бичээрэй. Энэ нь цаг хэмнэдэг.
Мөн и-мэйлийн эхлэл хэсэгт эелдэг үг хэллэг хэрэглээрэй. Хэнээс ирсэн, яагаад и-мэйл илгээж байгаагаа тодорхой бичээрэй. Энэ нь тухайн хүн таныг танихад тусална. Таныг хүндэтгэх сэтгэлийг төрүүлнэ. И-мэйлээ эхлэхдээ "Сайн байна уу" гэж эхлээрэй.
Дараа нь и-мэйлийн үндсэн хэсэгт гол санаагаа илэрхийлээрэй. Гол санаагаа нэг дор бүгдийг нь бичих хэрэггүй. Учир нь энэ нь уншихад төвөгтэй болгодог. Гол санаагаа богино хэсгүүдэд хувааж бичээрэй. Энэ нь уншихад хялбар болгоно.
Үг сонголт
Мэргэжлийн и-мэйл бичих үед зөв үг хэллэг сонгох нь чухал. Эелдэг, хүндэтгэлтэй үгсийг хэрэглээрэй. Түүнийг хүндэлж байгаагаа илэрхийлээрэй. "Баярлалаа", "Гуйя" гэх мэт үгс ашиглаарай.
Мөн албан ёсны хэллэг хэрэглэх нь зүйтэй. Албан ёсны хэллэг таныг мэргэжлийн, найдвартай харагдуулна. Харин хэт албан ёсны байх нь мөн буруу. Тиймээс энгийн, ойлгомжтой байх нь чухал юм.
Үүнээс гадна зөв бичгийн дүрмийг баримтлах нь маш чухал. Үг үсгийн алдаагүй байх ёстой. Алдаатай бичвэл таны нэр хүнд унана. И-мэйлээ илгээхээс өмнө шалгаж байх хэрэгтэй. Грамматик болон үг үсгийн алдааг засварлах хэрэгтэй.
И-мэйлийн төгсгөл
И-мэйлийн төгсгөлд эелдэг үг хэллэг хэрэглэх нь зүйтэй. Үүнд "Хүндэтгэсэн", "Баярлалаа" гэх мэт. Энэ нь таныг хүндэтгэлтэй, соёлтой хүн гэдгийг илэрхийлдэг. Мөн гарын үсгээ нэмэх хэрэгтэй. Таны нэр, албан тушаал, утасны дугаар, компаний нэр зэргийг багтаах нь чухал.
Гарын үсэг нь таныг таниулах чухал хэсэг. Хүлээн авагч тантай хялбар холбогдох боломжтой болно. Гарын үсэг нь таныг мэргэжлийн хүн гэдгийг илэрхийлдэг. Тиймээс гарын үсгээ зөв хийх хэрэгтэй.
И-мэйлийн төгсгөлд дахин нэг удаа баярлалаа гэж хэлээрэй. Энэ нь таныг талархалтай, эелдэг хүн гэдгийг илэрхийлдэг. Мөн дараагийн алхмын тухай бичих нь чухал. Жишээ нь, "Танаас хариу хүлээж байна" гэж бичээрэй. Энэ нь харилцааг үргэлжлүүлэхэд тусална.
Хариу бичих
И-мэйлд хурдан хариулах нь чухал. Хурдан хариулах нь таныг хариуцлагатай, үр дүнтэй хүн гэдгийг харуулна. Хэрвээ та нэн даруй хариулж чадахгүй бол үүнд нь тайлбар өгөөрэй. "Таны и-мэйлийг хүлээн авсан. Би удахгүй хариулах болно" гэж бичээрэй.
И-мэйлд хариулахдаа сэдвийн мөрийг өөрчлөх хэрэггүй. Энэ нь харилцааг хялбар болгодог. Хүлээн авагч өмнөх яриаг хялбар олж харах боломжтой болно. Мөн нэг и-мэйл дээр олон зүйлийн тухай ярих хэрэггүй. Ямар нэгэн зүйл нэмэх хэрэгтэй бол шинэ и-мэйл бичээрэй.
Хэрвээ та бүх хүнд хариулах хэрэггүй бол зөвхөн илгээгчид хариулаарай. Олон хүнд и-мэйл илгээх нь шаардлагагүй. Ингэснээр бусад хүмүүсийг и-мэйлийн спамаас хамгаалдаг. Тэдний цагийг хэмнэнэ.
Файл хавсаргах
Файл хавсаргахдаа нэрийг нь тодорхой бичээрэй. Файлын нэр нь юуны тухай болохыг илэрхийлсэн байх ёстой. Жишээ нь, "Тайлан 2024" гэх мэт. Ингэснээр хүлээн авагч файлыг хурдан олж чадна. Мөн файлыг нээхэд хялбар болно.
Том хэмжээтэй файл хавсаргахгүй байхыг хичээгээрэй. Хэрвээ файл том бол линкээр илгээх нь зүйтэй. Dropbox, Google Drive гэх мэт үйлчилгээ ашиглаарай. Энэ нь и-мэйлийг илгээх, хүлээн авахад хялбар болгодог.
Файл хавсаргасан гэдгээ и-мэйлд дурдаарай. Жишээ нь, "Файлыг хавсаргасан" гэж бичээрэй. Энэ нь хүлээн авагчид тусалдаг. Тэд файлыг мартахгүй.
Автомат хариулт
Амралтаар явах эсвэл ажилгүй үедээ автомат хариулт тохируулж болно. Энэ нь таныг хол байгааг хүлээн авагчид мэдэгдэнэ. Тэд танд хариулахгүй бол гайхахгүй. Автомат хариултандаа хэзээ эргэж ирэхээ бичээрэй.
Мөн автомат хариултдаа яаралтай үед хэнд хандахыг бичээрэй. Жишээлбэл, таны хамтран ажилладаг хүний нэр, и-мэйл хаягийг оруулж болно. Энэ нь ажлын үйл явцыг тасалдуулахгүй байхад тусална.
Хүсэлт ба уулзалт
И-мэйлээр хүсэлт илгээхдээ тодорхой, ойлгомжтой бичээрэй. Та юу хүсч байгаагаа товч бичээрэй. Жишээ нь, "Танаас энэ тайланг шалгаж өгөхийг хүсч байна" гэх мэт. Энэ нь хүлээн авагчид ажлыг ойлгоход тусална.
Уулзалт тохируулахдаа тодорхой хугацаа, газар, сэдвийг дурдаарай. Жишээ нь, "Маргааш 10:00 цагт компанийн оффист уулзацгаая" гэж бичээрэй. Энэ нь төлөвлөгөө гаргахад тусалдаг. Хүлээн авагчид төлөвлөхөд амар болно.
И-мэйлээр олон хүнд уулзалтын урилга илгээхдээ хүлээн авагчийн жагсаалтыг шалгаарай. Зөвхөн холбогдох хүмүүст урилга илгээгээрэй. Энэ нь бусдын цагийг хэмнэдэг.