您的企业需要保留工资记录，但要保留多久？以下是您需要了解的有关存储工资记录的信息。
按年份和文件类型整理工资记录是一种很好的存储方式。一旦工资单文件到了丢弃期限，最好的安全处理方式就是将其粉碎。
了解美国国税局和美国劳工部要求您保留哪些文件以及要求您保留这些文件多长时间，是正确管理您的工资文件的关键。
保存工资记录是确保您对公司进行内部控制的好方法。
无论您从事建筑行业还是软件开发行业，管理员工工资记录都是任何公司都无法逃避的任务。保存工资记录是一项法律义务，您必须保存这些文件多长时间由法律决定。存储这些敏感文件可能很麻烦，这就是为什么企业主需要知道何时可以处理旧记录。此外，也不建议存储所有旧记录，因为这可能会导致安全问题。
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什么是工资记录？
工资记录是您保存的用于跟踪和告知有关员工工资单的所有信息的文件。它们涵盖工作时间、工资、税金、福利以及与支付员工工资相关的任何其他财务或重要信息。工资记录可以是实物、数字或两者的组合。
工资记录政策有哪些？
《公平劳动标准法》（FLSA）规定了最低工资和加班费等就业规定。FLSA 还规定了雇主必须保存某些工资记录的时间要求。
工资记录通常包含以下信息：
员工的全名和社会安全号码
地址，包括邮政编码
出生日期（如果未满 19 岁）和性别
职业
员工工作周开始的时间和日期
每天工作时间
每周工作总小时数
员工是领薪水还是按小时计酬
正常小时工资率
每日或每周正常工作时间总收入
工作周加班总收入
雇员工资的所有增加或扣除
每个工资期支付的工资总额
付款日期及付款涵盖的付款期
表格 W-2、W-3、W-4、W-5
941 和 944 表格
福利记录
我为什么要保留工资记录？
工资记录与任何文书一样，用于记录企业做出的决定和采取的行动。它们是您做过和没做过的事情的活生生的证据。这些记录对于遵守联邦和州法规很重要，但它们的作用不仅仅是让您远离麻烦。它们有助于企业管理和行政。